W dniu 13 marca 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r. poz. 471).
5 części akt osobowych: ogłoszono rozporządzenie
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach przewidują dodanie nowej części E i wskazuje, w której części akt przechowywać dokumenty związane z badaniem trzeźwości oraz pracą zdalną.
Dokumenty związane z badaniem trzeźwości: w części B oraz w nowo utworzonej części E
Rozporządzenie przewiduje dodanie do akt nowej części E. Znajdą się w niej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
-
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
-
informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
-
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
-
informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).
Jak prowadzić część E?
Nowe przepisy określają, że dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numer.
Ponadto nowe przepisy przesądzają o zamieszczeniu w części B akt osobowych dokumentów dokumentujących spełnienie obowiązków informacyjnych wobec pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy).
Powyższe zmiany zaczną obowiązywać od 21 marca 2023 r.
Dokumenty związane z pracą zdalną - w części B
Począwszy od 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Nowelizowane przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewidują przechowywanie dokumentów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w części B akt osobowych.
Zmiana w tym zakresie zacznie obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r.
Kiedy wchodzi zmiana
Nowe przepisy nakładają również na pracodawców obowiązek dostosowania do zmienianych przepisów sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, które zostały zgromadzone w aktach osobowych przed 21 marca 2023 r. Dostosowania takiego należy dokonać w terminie 14 dni, tj. do 3 kwietnia 2023 r.
-
rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r. poz. 471).
Podobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer Pokaż listę wydań »
Aktualności kadrowe nr 263 - Maj 2024
Dostępny w wersji elektronicznej
Które okresy wlicza się do stażu pracy?
Zapisz się na newsletter
