Jak liczyć odpis na ZFŚS (I ratę trzeba odprowadzić do końca maja)?

Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych przy liczeniu odpisu

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Jeżeli chodzi o podstawę liczenia odpisu na ZFŚS, to stanowi go przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Z kolei wyłącza osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło), choć warto nadmienić, iż mogą być w kręgu osób uprawnionych do wsparcia na podstawie regulaminu ZFŚS.

Trzeba pamiętać, że przy liczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Niestety, ani przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani wykonawcze do niej nie poruszają kwestii jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach przy liczeniu odpisu na ZFŚS.

Dlatego też w praktyce przyjęło się zastosowanie metod statystycznych. Każdy pracodawca powinien wybrać jedną z nich, odpowiednią do stopnia zmienności w stanie zatrudnienia w zakładzie pracy.

Te metody to:

• uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; ma zastosowanie w firmach, gdzie stan zatrudnienia jest dość stabilny;
• średnia chronologiczna – polega na tym, że przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2; jest ona użyteczna w podmiotach o niewielkich ruchach kadrowych;
• średnia arytmetyczna - polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu; sprawdza się w zakładach, w których rotacja pracowników jest znaczna 

Po zastosowaniu odpowiedniej metody i obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy je wszystkie zsumować i wynik podzielić przez 12. Następny krok to wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.