Jak zmienić rozkład czasu pracy, który już obowiązuje?

Załóżmy, że już ogłosiliśmy pracownikom rozkład czasu pracy i zaczął on obowiązywać. Ale pojawia się konieczność zmiany rozkładu. Czy można zmienić już obowiązujący rozkład czasu pracy? A jeśli tak, to w jakim trybie?

Rozkłady czasu pracy (harmonogramy, grafiki) powinny być ustalane na całe okresy rozliczeniowe albo na ich części obejmujące co najmniej 1 miesiąc. Muszą być też do wiadomości najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu objętego tym rozkładem.

Przepisy nie wskazują natomiast, czy później wolno go zmienić (i ewentualnie w jakich okolicznościach). Jednak przyjmuje się, że – przynajmniej w niektórych przypadkach – jest to możliwe.

Jeśli nadgodziny – to nie zmieniamy rozkładu

Jeśli w trakcie już biegnącego okresu rozliczeniowego okaże się, że jest większe, niż planowano, zapotrzebowanie na pracę (z jakichkolwiek powodów), pracodawca może polecić pracownikowi godziny nadliczbowe.

Te jednak wiążą się z koniecznością ich zrekompensowania (wynagrodzeniem wraz z dodatkiem albo odpowiednim czasem wolnym). Niekiedy byłoby więc wygodniej nie polecać nadgodzin, lecz zmienić bieżący harmonogram, przesuwając pracowników do chwilowej pracy na innym stanowisku, na innej zmianie czy na inne godziny pracy. Ale tylko pod warunkiem że takie przesunięcie nie spowoduje zaplanowania w rozkładzie pracy nadliczbowej. Czyli: rozkład można zmienić wtedy, gdy i przed zmianą i po zmianie rozkładu nie zawiera on zaplanowanych nadgodzin, czyli:

- nie przewiduje naruszenia nominału dni i godzin pracy w okresie rozliczeniowym (właściwego dla danego wymiaru etatu) i

- nie zakłada przekroczenia maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 8 godzin na dobę w systemie podstawowym)

Jeżeli bowiem zmiana miałaby spowodować powstanie godzin nadliczbowych, to nie powinniśmy zmieniać rozkładu czasu pracy, tylko po prostu wydać polecenie pracy nadliczbowej (polecenie to wydajemy w trybie przyjętym w zakładzie np. ustnie, mailowo, pisemnie itd.) i następnie zrekompensować takie nadgodziny. Planowanie pracy nadliczbowej w rozkładzie jest bowiem zabronione (można ją polecać tylko w nieplanowanych przypadkach – patrz: przykłady).