Czy można kopiować do akt dokumenty potwierdzające wiążącą pracę zdalną?

Jak już pisaliśmy w poprzednich numerach, obecnie są grupy pracowników, które mogą złożyć wiążący wniosek o prace zdalną na podstawie art. 67[19] § 6 kp. Zasadniczo pracodawca musi uwzględnić taki wiążący wniosek, chyba, że jest to niemożliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy (w przypadku odmowy – pracodawca musi wskazać pracownikowi jej przyczynę – w ciągu 7 dni w formie pisemnej lub elektronicznej). Prawo do wystąpienia z takim wiążącym wnioskiem ma:

- pracownica w ciąży,

- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia (na nieco innych zasadach mogą prosić o pracę zdalną rodzice dzieci do 8. roku życia na podstawie art. 188[1] kp – lecz ten wniosek jest „mniej” wiążący),

- pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy „Za życiem",

- pracownik-rodzic:

a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności oraz

b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy Prawo oświatowe.

- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Uprawniony pracownik składa opisany wyżej wiążący wniosek pracę zdalną w formie pisemnej lub elektronicznej. Poza tym, mamy prawo wymagać, że pracownik potwierdził prawo do tego, że jest uprawniony do złożenia wiążącego wniosku o pracę zdalną. Powinien więc przedstawić np. zaświadczenie o ciąży, akt urodzenia dziecka, aby wykazać, że nie ukończyło ono 4 roku życia, dokument niepełnosprawności członka rodziny itd.

I tu pojawia się jednak pytanie, czy w aktach osobowych pracownika:

- przechowujemy tylko sam wiążący wniosek o pracę zdalną, na którym dokonujemy adnotacji „potwierdzam za zgodność z dostarczonym … [np. orzeczeniem o niepełnosprawności dziecka]” i pospisujemy się,

- czy też kopiujemy tam także te dokumenty potwierdzające prawo do złożenia takiego wiążącego wniosku.

Niedawno resort pracy zajął stanowisko w tej sprawie, które sugerowałoby, że prawidłowe jest pierwsze podejście (zob. ramka). A zatem nie należy w tym przypadku kopiować tych dodatkowych dokumentów do akt, a jedynie można żądać ich do wglądu.